IT Blog

Finansal süreçlerde robotik otomasyon, tekrarlayan işleri yazılım robotlarına devrederek işlem süresini ve manuel iş yükünü azaltabilir. 2020 tarihli bir örnekte müşteri bilgilerini güncelleme sürecinde aylık 129 saat kazanım ve sürede %98 azalış hesaplanmıştır. Sonuç, otomasyona alınan işin kapsamına ve sürecin nasıl yürütüldüğüne bağlıdır.

Finans ekiplerinde veri girişi, belge işleme ve kontroller zaman alır. Bu işleri otomatikleştirmek tek başına yeterli değildir; süreçlerin düzenli işlemesi için görevlerin ve iş akışlarının da net tanımlanması gerekir.

Bu yazıda yatırım maliyetini etkileyen unsurları, robotik süreç otomasyonunun BPM teknolojileriyle nasıl birlikte çalıştığını ve hangi finansal görevlerin otomasyona uygun olduğunu öğreneceksiniz. Ayrıca otomasyonun günlük raporlama ve hesap kapatma süreçlerine etkisini, zaman ve nakit akışı açısından hangi noktaların önemli olduğunu ele alıyoruz. Böylece bir süreci otomasyona almanın operasyonel karşılığını daha net değerlendirebilirsiniz.

Robotik otomasyonda nakit akışı ve yatırım maliyeti

Yatırımın karşılığını, otomasyon maliyetini süreçte kazanılan zaman ve azalan işlem giderleriyle karşılaştırarak değerlendirin. 2020 vaka incelemesinde robotik sürecin saatlik maliyeti 5 TL olarak hesaplanmıştır.

Personel ve Robot Maliyetlerinin Karşılaştırılması

Personel maliyeti, çalışanın tekrarlayan göreve ayırdığı zamanı; robot maliyeti ise kurulum, bakım ve süreç yönetimini kapsar. Bu ayrım, otomasyonun nakit akışına ne zaman katkı sunduğunu anlamak için önemlidir. 2020 vaka incelemesinde ürün kapama sürecinde aylık 3.079 TL maliyet tasarrufu hesaplanmıştır. Bu değer, farklı iş hacmi ve süreçlere doğrudan uygulanacak sabit bir tutar değildir. Karşılaştırmada mevcut iş yükünü, hata düzeltme süresini ve otomasyonun çalıştırılma maliyetini birlikte ele alın.

RPA, tanımlı kurallara göre mevcut yazılımlardaki tekrarlayan adımları yürütür. Yapay zekâ destekli otomasyon ise verileri yorumlama ve örüntüleri tanıma gibi görevleri de üstlenebilir. Örneğin, kuralları belirli bir faturayı RPA kaydedebilir; farklı biçimlerdeki belgeleri sınıflandırmak içinse yapay zekâ desteği gerekebilir.

Operasyonel Maliyet ve Çalışan Verimliliği

Operasyonel maliyet; işlem süresi, düzeltme ihtiyacı, yazılım entegrasyonu ve süreç bakımından etkilenir. Çalışan verimliliği ise personelin rutin veri girişinden analiz ve istisna yönetimine yönelmesiyle artabilir. 2020 vaka incelemesinde bazı giderlerin muhasebeleştirilmesi için aylık 2.215 TL maliyet tasarrufu hesaplanmıştır. Bu örnek, görev bazında maliyet karşılaştırmasının önemini gösterir. Süreçleri otomatikleştirirken çalışanların istisnaları incelemesini ve sonuçları kontrol etmesini sağlayın.

Finansal süreçlerde güvenlik riski, robota gereğinden geniş erişim verilmesi veya hatalı verinin otomatik işlenmesiyle ortaya çıkabilir. Erişim yetkilerini görevle sınırlayın, işlem kayıtlarını izleyin ve istisnaları insan kontrolüne yönlendirin. Bu kontroller uyum ve operasyon risklerini yönetmeye yardımcı olur.

Yatırım getirisini ölçmek için uygulama, entegrasyon ve bakım maliyetlerini; kazanılan çalışma süresi ve azalan işlem giderleriyle karşılaştırın. Başarıyı yalnızca tasarrufla değil, işlem süresi, hata düzeltme yükü ve tamamlanan görev sayısıyla da izleyin. Örneğin, 2020 ürün kapama vaka incelemesindeki aylık 3.079 TL tasarruf, süreç bazlı ölçüm için bir referanstır.

BPM teknolojileriyle RPA kullanımı

BPM, finansal iş akışlarını tasarlayıp izler; RPA ise bu akışlardaki tekrarlayan adımları yazılım robotlarıyla yürütür. Gartner verisine göre finans liderlerinin %80’i, iş süreci yönetiminde dijital dönüşümü hızlandırmak için RPA kullanıyor. Örneğin BPM, bir faturanın onay sırasını belirler; RPA da uygun verileri ilgili sisteme aktarır. Böylece süreç tasarımıyla uygulama adımı birbirini tamamlar.

Finans kuruluşlarında RPA ve BPM’nin birlikte çalışması için önce süreçler standartlaştırılır. Dijital formlar, belirli görev sıraları ve uygun yazılım entegrasyonları oluşturulur. Ardından RPA, kuralları açık olan veri girişi veya belge aktarımı gibi adımları yürütür. BPM ise görevin hangi aşamada olduğunu, kimin işlem yapacağını ve istisnaların nereye yönlendirileceğini tanımlar. Bu ayrım, otomasyonun kontrolsüz işlem yapmasını önlemeye yardımcı olur.

Türkiye’de finansal süreçlere yönelik RPA araçları, kullanılan yazılımlarla entegrasyon ve iş akışı ihtiyaçlarına göre seçilir. Sabit bir fiyat yoktur; maliyeti lisanslama, kurulum, entegrasyon ve bakım kapsamı belirler. Araçları karşılaştırırken başlangıç bedelinin yanı sıra süreç boyunca gereken teknik desteği ve yönetim yükünü de değerlendirin.

Uygulamaya geçerken önce tekrarlayan, kuralları net bir iş akışı belirleyin. Örneğin, dijital formdaki bilgilerin finans sistemine aktarılması sınırları tanımlanabilir bir görevdir. Ardından BPM içinde onay ve istisna adımlarını tasarlayın; RPA robotunu bu akışa bağlayın. Testlerde hatalı veri, eksik alan ve erişim yetkisi senaryolarını değerlendirin. Her adım için sorumlu rolü belirlemek, müdahale gerektiren durumları görünür kılar.

Bir süreç değiştiğinde BPM, etkilenen görevleri ve onay adımlarını yeniden düzenlemeyi sağlar. RPA kuralları da bu değişikliğe göre güncellenmelidir. Örneğin, formdaki zorunlu bir alan değişirse robotun veri okuma adımını ve doğrulamasını birlikte gözden geçirin. Süreç sahibi, işlem kayıtlarını ve istisnaları düzenli izleyerek otomasyonun beklenen akışta çalışıp çalışmadığını takip eder.

İş akışınızı otomasyona hazırlarken finansal süreç otomasyonu seçeneklerini süreç adımlarınızla birlikte değerlendirin.

Finans sektöründe tekrarlayan görevlerin otomasyonu

RPA; makbuz toplama, veri girişi, fatura gönderme ve rutin durum analizleri gibi işleri otomatikleştirebilir. Böylece finans ekipleri işlem takibini ve istisna yönetimini daha düzenli yürütebilir.

KVKK ve BDDK kapsamındaki yükümlülükleri yönetmek için kişisel verilere erişimi görevle sınırlayın, işlem kayıtlarını izleyin ve verilerin kullanım amacını belirleyin. Saklama, güvenlik ve erişim kontrollerini kuruluşunuzun tabi olduğu gerekliliklere uygun tasarlayın.

Finans Kuruluşlarında RPA Uygulama Adımları

RPA uygulamasında önce tekrarlanan görev belirlenir ve kuralları tanımlanır; ardından güvenilir veri hazırlanır, robot test edilir ve sonuçlar izlenir. Bankalarda otomasyonun kontrol edilebilir kalması için bu sıra önemlidir. Örneğin, müşteri bilgisi güncelleme sürecinde hangi alanların okunacağını ve eksik veri olduğunda işlemin kime yönleneceğini önceden belirleyin. Testlerde hatalı kayıt ve erişim yetkisi senaryolarını da değerlendirin.

Canlı kullanımdan sonra işlem kayıtlarını ve robotun oluşturduğu istisnaları düzenli inceleyin. Finans kuruluşları, otomatik tamamlanan işlemlerle çalışan müdahalesi gerektiren durumları ayırmalıdır. Bu kontrol, yanlış verinin sonraki aşamalara taşınmasını önlemeye yardımcı olur. RPA’nın rutinde 7/24 çalışabilmesi, insan denetimini ve süreç sahipliğini ortadan kaldırmaz.

Yaygın RPA Uygulamaları ve Başarı Hikâyeleri

Finansal RPA uygulamaları arasında makbuzlardan veri çıkarma, sisteme kayıt girme, satıcılara fatura gönderme ve müşteri bilgilerini güncelleme bulunur. Bu örnekler, kuralları net ve tekrarı yüksek görevlerin otomasyona uygunluğunu gösterir. 2020 vaka çalışmasında müşteri bilgilerini güncelleme sürecinde aylık 129 saat kazanım ve %98 süre azalışı hesaplanmıştır.

Aynı vaka çalışmasında kredilendirme dosyası hazırlamada aylık 71 saat kazanım ve %92 süre azalışı hesaplanmıştır. Bu sonuçlar belirli süreç örnekleridir; kendi iş akışınıza aktarırken görev hacmini, veri kalitesini ve istisna oranını ayrı izleyin. Başarıyı tamamlanma süresi, hata düzeltme ihtiyacı ve çalışanların rutin işlemden kazandığı zamanla değerlendirin.

RPA’nın katkısı yalnızca kayıt girişini hızlandırmakla sınırlı değildir. Robotlar makbuzları toplayıp içeriklerini çıkarabilir, verileri sistemlere aktarabilir ve satıcılara fatura gönderebilir. Durum analizi gibi rutin işler de otomatikleştirilebilir. Cobotlar, tekrarlayan ve zorlu görevleri üstlenerek çalışanların katma değeri daha yüksek işlere odaklanmasına yardımcı olabilir.

Uyumluluk tarafında RPA, işlem izlemeyi otomatikleştirip düzenleme değişikliklerini izleyerek bu faaliyetlerde harcanan zamanı ve manuel çabayı azaltabilir. Oluşturduğu denetim izi, kuruluşların sektör kurallarına ve yasal gerekliliklere uymasına yardımcı olabilir. 2025 yılı sonu için, finans sektöründe RPA kullanan finans firmalarının %80-85 seviyelerine ulaşacağı öngörülmüştür. Bu öngörü, otomasyonun uyumluluk çalışmalarındaki zaman ve manuel çaba üzerindeki etkisini de değerlendirmeye değer kılar.

Finansal raporlama ve hesap kapatma

RPA, günlük finansal raporların ve kur dağılımı raporlarının hazırlanmasındaki tekrarlayan adımları yürütebilir. Finans ve bankacılık ekipleri, aylık ve yıllık hesap kapatma çalışmalarında da otomasyondan yararlanabilir. Robot farklı sistemlerden belirlenen verileri alır, önceden tanımlı kurallara göre işler ve rapor taslağını oluşturur. Çalışanlar ise tutarsızlıkları inceler ve gerekli düzeltmeleri yapar.

Hesap kapatmada otomasyonun amacı muhasebe değerlendirmesini ortadan kaldırmak değildir. Sistem belirlenen verileri toplar ve mutabakat kontrollerini yürütür. Örneğin, bakiye kontrolünde kayıtları karşılaştırıp uyumsuz kalemleri incelemeye ayırabilir. Ekip farkların nedenini değerlendirir ve kapanış kaydını onaylar. Böylece rutin karşılaştırmalara ayrılan zaman azalırken istisnalar görünür hâle gelir.

2020 vaka incelemesinde bakiye kontrolü için otomasyonla aylık 169 saat kazanım ve %96 süre azalışı hesaplanmıştır. Bazı giderlerin muhasebeleştirilmesinde ise aylık 39 saat kazanım ve %89 süre azalışı belirlenmiştir. Bu örnekler, farklı görevlerde zaman kazanımının değişebileceğini gösterir. Kurumunuzdaki etkiyi değerlendirirken işlem hacmini, verilerin tutarlılığını ve manuel kontrol gerektiren adımları ayrı izleyin.

Sağlıklı raporlama için önce veri kaynaklarını ve rapor kurallarını tanımlayın. Ardından robotun hangi kayıtları alacağını, hangi koşulda uyarı üreteceğini ve kime yönlendireceğini belirleyin. Günlük raporlarda tarih, hesap ve kur bilgisi gibi alanları kontrol edin. Kapanışta sorumlu çalışan, otomatik karşılaştırma sonuçlarını incelemelidir. Bu kontrol, yanlış veya eksik verinin rapora taşınma riskini azaltır.

Sonuçları değerlendirmek için kapanış süresini, bulunan uyumsuzlukları ve elle düzeltilen kayıtları takip edin. Aylık raporlama ile yıllık kapanışın iş yükü farklı olduğundan, her süreci ayrı ölçün. Finansal raporlama adımlarınızı sadeleştirmek için otomasyon sürecinizi planlayın ve tekrar eden kontrolleri belirleyin. E-defter beratının hazırlanması ve e defter beratı gönderme kanalları hakkında bilgi edinin.

RPA sistemleri kur dağılımı raporlarının hazırlanmasını otomatikleştirebilir. Raporun kapsamını, kullanılacak kayıtları ve sonuçların sunulma biçimini önceden netleştirin. Kur bilgisi farklı kaynaklarda farklı biçimlerde tutuluyorsa eşleştirme kurallarını açıkça tanımlamak, inceleme yükünü azaltmaya yardımcı olabilir.

Raporu kullanan ekip, taslaktaki alanların iş amacına uygunluğunu ve tanımların kurum içindeki uygulamayla tutarlılığını gözden geçirebilir. Değişiklik taleplerinden sorumlu kişiyi belirlemek, kural güncellemelerini izlemeyi kolaylaştırır. Açıklama gerektiren kalemlerin rapor çıktısında nasıl işaretleneceğini de tanımlayın; böylece inceleme önceliği netleşir. Kontrol ölçütlerini raporun kullanım amacına göre yazılı hâle getirin. Bu yaklaşım, hazırlık işlerini otomasyona bırakırken finans ekibinin yorum ve onay sorumluluğunu korumasına yardımcı olur.

E-İmza Hizmetleri: 1 Yıllık E-İmza

E-İmza Hizmetleri, finansal süreçlerde sözleşme ve banka talimatlarını çevrimiçi imzalamak için 1 Yıllık E-İmza sunar. Nitelikli elektronik imza sertifikası ve donanımı, belge imzalama adımlarını dijital iş akışınıza taşımaya yardımcı olur. Bu seçenek, e-imzayı belirli süreyle kullanmak isteyen bireysel ve kurumsal kullanıcılar için uygundur.

İmza adımlarını otomasyonla yürüyen süreçlerden ayrı düşünmeyin. Örneğin, onaya sunulan bir finans belgesinin imzalanması, işlem akışının tamamlanmasına katkı sağlar. Daha uzun kullanım dönemi için 3 Yıllık E-İmza seçeneğini değerlendirebilirsiniz. Resmî elektronik iletişim için ayrıca 50 Gönderi 1 Yıllık KEP ve 50 Gönderi 3 Yıllık KEP seçenekleri bulunur.

Elektronik imza kullanım sürenize ve belge akışınıza uygun seçeneği değerlendirmek için E-İmza Hizmetleri ile iletişime geçin.

Finansal iş akışınızda sonraki adımı belirleyin

Otomasyonu kalıcı bir operasyonel kazanıma dönüştürmek için sonraki adımı süreçlerinize göre belirleyin. Öncelikle hangi belgelerin kim tarafından imzalandığını ve hangi aşamada beklediğini netleştirin. Böylece finansal süreçlerde robotik otomasyon planınız, belge onayları ve imza gerektiren işler gibi günlük operasyonlarla birlikte ilerler.

E-İmza Hizmetleri, belgeleri çevrimiçi imzalamak için 1 Yıllık E-İmza ve 3 Yıllık E-İmza seçenekleri sunar. KEP üzerinden resmî elektronik iletişim ihtiyacı için 50 Gönderi 1 Yıllık KEP seçeneğini de değerlendirebilirsiniz. Süreçlerinize uygun dijital belge adımını belirleyin ve iş akışınızı buna göre yapılandırın.

E-İmza Hizmetleri ile iletişime geçin ve finansal belgeleriniz için uygun sonraki adımı değerlendirin. Sürecinizi netleştirerek dijital işleyişinizi güvenle ileri taşıyın.

Sıkça Sorulan Sorular

Finansal süreçlerde robotik süreç otomasyonu (RPA) nedir ve nasıl çalışır?

Finansal süreçlerde robotik otomasyon, yazılım robotlarının tanımlı kurallarla dijital işlemleri yürütmesidir. Bir işlem tetiklendiğinde robot gerekli alanları okur, koşulları değerlendirir ve belirlenen adımları uygular. Örneğin, ödeme kaydındaki tutarı onay kaydıyla karşılaştırıp eşleşmeyen işlemi incelemeye ayırabilir. Süreç sahibi kuralları, erişimleri ve istisna yönlendirmelerini belirler; robotun işlem kayıtları daha sonra incelenebilir.

Finans sektöründe RPA en çok hangi süreçlerde kullanılır?

RPA, tekrarlayan, dijital ortamda yürütülen ve kuralları açık finans görevlerine uygundur. İşlem hareketlerini izleme, uyum kontrolleri için veri derleme ve düzenleme değişikliklerini takip etme bu görevlere örnek olabilir. Robot, belirlenen koşullara uymayan kayıtları işaretleyip ilgili çalışana iletir. Böylece uzmanlar her kaydı baştan incelemek yerine değerlendirme veya karar gerektiren durumlara odaklanabilir.

Finansal süreçlerde RPA’nın maliyet, hız ve hata oranına etkisi nedir?

RPA, tekrarlayan işlem adımlarını daha hızlı tamamlayabilir ve manuel veri aktarımından kaynaklanan hata olasılığını azaltabilir. Maliyet etkisini değerlendirirken yazılım ve entegrasyon giderlerinin yanı sıra süreç bakımını ve istisna inceleme süresini de hesaba katın. Robot yanlış veya eksik kaynak verisini kendiliğinden düzeltemez; bu nedenle veri doğrulaması ve sonuç kontrolü gerekir. İşlem süresini, düzeltme ihtiyacını ve çalışan müdahalesini birlikte izleyin.